Как VOIS объединил ключевые процессы разработки косметических продуктов в Omnidata.PLM

По мере расширения продуктовой матрицы VOIS становилось всё сложнее работать с информацией, распределённой между таблицами, почтой и другими инструментами.

Команде было важно не просто перенести данные в новую систему, а выстроить единый процесс работы с продуктом: от первых требований и образцов до сертификации, производства и выхода готового товара.

Перед проектом стояло несколько основных задач:

• Собрать информацию о продуктах в одном месте.
• Cвязать между собой основные этапы разработки.
• Упростить работу с большим количеством образцов.
• Cистематизировать документы по сертификации и исследованиям.
• Cохранить историю решений по каждому продукту.
• Cоздать основу для контроля сроков и продуктовой аналитики.

Основные данные могли храниться в Google Таблицах, материалы — на Google Диске, документы — в почте, а результаты обсуждений продукта — в переписках, записях встреч или отдельных презентациях.

Сам по себе такой подход работал, пока объём информации оставался управляемым. Но по мере роста количества продуктов и производителей увеличивалась и операционная нагрузка: требовалось больше времени, чтобы поддерживать данные в актуальном состоянии, контролировать процессы и находить нужную информацию.

Особенно это было заметно при работе с образцами, дизайн-макетами и документами: чтобы понять текущее состояние разработки, приходилось обращаться сразу к нескольким источникам. Например, до внедрения PLM поступающие образцы новых продуктов и результаты их тестирования фиксировались в отдельной Google Таблице. По мере накопления данных она становилась всё объёмнее, поэтому поиск нужного варианта и восстановление его истории занимали больше времени. Сотрудникам было сложнее быстро понять, какие образцы уже поступили, что с ними происходило и на каком этапе находится согласование.

Одна из особенностей процессов VOIS — большое количество информации, которое сопровождает каждый продукт на разных этапах разработки. Поэтому в PLM-системе важно было собрать не только базовые характеристики товара, но и всю связанную с ним работу.

Отдельно в системе предусмотрели два типа товаров:

• Продукты — отдельные косметические средства, которые проходят полный цикл разработки.
• Наборы — комплекты из уже существующих продуктов. Для них процесс короче и в основном связан с составом набора и разработкой упаковки.

После настройки основных карточек команда приступила к переносу существующих данных. Затем, по мере появления новых продуктов и образцов, PLM начал использоваться уже в текущей работе.

Сейчас в системе регулярно работают около 24 сотрудников из семи функциональных направлений: продукта, стратегического и операционного сорсинга, сертификации, арт-направления, логистики и коммерции.

Переход происходит поэтапно: отдельные процессы команда уже полностью перенесла в PLM, тогда как часть работы пока продолжает в привычных инструментах.

Следующий этап проекта — сделать накопленные в PLM данные удобными не только для ежедневной работы специалистов, но и для контроля со стороны руководителей.

Для VOIS разрабатываются отдельные дашборды.

Они позволят видеть:

• Какие даты запуска были запланированы и когда продукт фактически завершил этап.
• Как меняется состояние продуктовой матрицы.
• В дальнейшем — данные по задачам команды.

При этом первоначальный подход к планированию уже изменился в ходе проекта.

Команда поняла, что отдельный большой раздел для планов ей не нужен. Поэтому вместо него основной акцент решили сделать на более практичной задаче — контроле сроков и состояния конкретных продуктов.

VOIS пока находится в процессе перехода на Omnidata.PLM: команда продолжает переносить существующие данные и постепенно переводить в систему ежедневную работу.

Поэтому на текущем этапе ещё рано оценивать эффект через сокращение сроков разработки или другие итоговые бизнес-показатели.

Но первые изменения в работе уже заметны:

Информация о продукте собирается в одном месте

У команды постепенно появляется единый источник информации, где связаны основные характеристики товара, образцы, дизайн, документы и история принятых решений.

Стало проще работать с образцами

Это один из процессов, в котором команда уже активно использует PLM. Образцы больше не существуют отдельно от продукта: фотографии и необходимые данные сохраняются непосредственно в его истории.

Проще находить дизайн-макеты и документы

Материалы привязаны к конкретным товарам, поэтому сотрудникам не нужно отдельно искать их в папках, почте или переписках.

Появилась база для контроля всего ассортимента

Когда информация по продуктам хранится в единой структуре, её можно использовать не только в ежедневной работе, но и для анализа: контролировать сроки, количество продуктов на разных этапах и состояние всей продуктовой матрицы.

Само внедрение системы не означает, что привычные инструменты исчезают за один день.

Сейчас часть сотрудников VOIS уже работает в PLM, а часть информации ещё параллельно остаётся в Google Таблицах, на диске и в других источниках.

Поэтому одна из следующих задач — закрепить внутри команды единые правила: какие данные должны храниться в PLM, кто отвечает за их заполнение и в какой момент они вносятся.

Параллельно Omnidata продолжает развивать систему под задачи VOIS: завершает работу над аналитическими дашбордами и собирает запросы команды на дальнейшие доработки.

Цель следующего этапа: сделать PLM основной точкой работы с продуктовой информацией для всех участников разработки.