Как бренд уходовой косметики сократил время согласований и избавился от ошибок при обновлении рецептур с помощью Omnidata.PLM

Основные задачи включали:

• Централизовать хранение информации о формулах, упаковке и документации.
• Отработать переход на новые компоненты и пройти этапы разработки упаковки и сертификации на ограниченном наборе товаров.
• Cократить сроки согласований между R&D, сертификацией и маркетингом.

До начала проекта все продуктовые данные находились в разных отделах и хранились в таблицах Excel. Команда R&D вела собственные версии составов, маркетинг – атрибуты и упаковку, а сертификация – документы и сроки действия. Из-за этого информация часто дублировалась, терялась при обновлениях и требовала ручной сверки.

Переход на новые рецептуры и ингредиенты, запланированный на 2026 год, усугубил эти проблемы. Массовое обновление формул потребовало пересчёта ингредиентов, проверки совместимости компонентов, корректировки этикеток и сертификационных досье. При работе без единой системы это приводило к ряду рисков: ошибки и переделки при пересчётах состава, перерасход компонентов и нарушение пропорций, задержки поставок и запусков новых продуктов.

Коротко проблемы можно описать так:

• Разрозненность данных. Отделы работали с собственными таблицами, которые обновлялись несинхронно и часто содержали неактуальную информацию.
• Сложность внесения изменений в рецептуры. Каждый апдейт требовал ручной коммуникации между командами и создавал риск ошибок.
• Ручное управление сертификацией. Сроки действия документов отслеживались в отдельных списках, без уведомлений и общей базы.

Пилотный проект длился два месяца и охватывал ключевые процессы разработки и сопровождения продукции. В систему были включены:

• Ведение и версионирование составов (INCI).
• Карточки товарных позиций с атрибутами и связанными справочниками.
• Контроль сертификаций и документов с автоматическими уведомлениями.
• Разработка упаковки: спецификации и макеты этикеток.

Такой набор процессов позволил протестировать систему на репрезентативной выборке из 60 SKU и оценить работу всех ключевых ролей: от R&D до сертификации и маркетинга.

На первом этапе Omnidata провела инвентаризацию данных: собраны карточки продуктов, классификаторы ингредиентов, справочники упаковки и текущие версии формул. Эти сведения легли в основу структуры PLM.

Далее была выстроена цифровая схема управления рецептурами и карточками продуктов. Команда R&D получила инструменты для ведения версий составов, фиксации причин изменений и отслеживания истории утверждений. Для маркетинга настроили интерфейс для просмотра актуальных карточек и статусов продуктов.

Отдельное внимание уделили сертификации: специалисты получили дашборд по срокам действия документов и уведомления за 90, 30 и 7 дней до окончания.

К концу пилота все участники процесса работали в едином цифровом контуре, где данные обновлялись синхронно и без дублирования.

Пилот подтвердил, что PLM-система позволяет эффективно управлять жизненным циклом косметических продуктов даже при сложных процессах обновления рецептур и сертификации.

• С помощью системы сократили среднее время согласований на 60%.
• Минимизировали ошибки в спецификациях товаров. Было — до 8% ошибок, стало — <2% .
• Доля актуальных сертификатов выборки товаров на момент начала пилота — 77%. Доля актуальных сертификатов на момент завершения пилота — 100% .
• Команда отметила повышение прозрачности взаимодействия между отделами: теперь R&D, сертификация и маркетинг работают на единой платформе.

Бренд принял решение начать внедрение Omnidata PLM в 2026 году.